12 essentiële etiquetteregels voor iedere online meeting

18 maart 2021

Heb je de laatste tijd regelmatig online meetings? Dan hou jij je vast aan de online etiquetteregels! Toch? Voor het gemak hebben we ze even voor je op een rijtje gezet: dit zijn 12 essentiële etiquetteregels voor iedere online meeting.

1. Wees op tijd en check je tech

Het is wel zo beleefd om op tijd in te loggen, zeker als het ook nog even kan duren voor je daadwerkelijk in de call zit. Het zou dus handig zijn om een paar minuten van tevoren alvast de call in te gaan, zodat je zeker weet dat alle tech werkt en je zichtbaar en hoorbaar bent en je verbinding niet de hele tijd wegvalt.

Lees ook: ’10 beauty tips om op je best te zijn tijdens online meetings’

2. Mute jezelf als je niet praat

Probeer jezelf aan te leren dat je jezelf op mute zet als je niet aan het praten bent en je jezelf unmute als je iets wil zeggen. Hierdoor hebben de andere deelnemers geen last van onnodig geluid op de achtergrond, andere opmerkingen die niet voor hen zijn bedoeld of bouwgeluiden van je buren.

3. Zet luide notificaties (tijdelijk) uit

Als je de hele dag in videocalls zit, kan dit wat uitdagend zijn. Toch is het goed om je notificaties tussendoor uit te zetten, zodat de andere deelnemers niet de hele tijd jouw mail- of WhatsApp-notificaties af horen gaan tijdens jullie gesprek. Dat leidt namelijk enorm af!

4. Let op

Al denk je misschien van niet, mensen kunnen snel zien of je echt oplet tijdens een meeting of in de tussentijd je mails aan het beantwoorden bent of een artikel aan het lezen bent. Probeer daarom zo min mogelijk afleiding voor jezelf te creëren en hou je aandacht erbij. Zie het zo: alles wat je tijdens een persoonlijke meeting niet zou doen, kan je beter ook niet doen tijdens een online meeting.

5. Gebruik een rustige achtergrond

Zorg dat je achtergrond zo min mogelijk afleiding biedt aan de andere deelnemers; ruim een beetje op om je heen en zorg ervoor dat je een zo rustig mogelijke setting creëert. Het hoeft niet perfect te zijn, maar die vieze was of dat ontplofte aanrecht breng je liever niet in beeld, toch?

6. Kleed je fatsoenlijk aan

Je gaat geen modeshow lopen, dat snappen we. Maar voor een werkmeeting is het wel zo netjes om een nette top aan te trekken, je haar te doen en in ieder geval een broek (al is het een joggingbroek) aan te trekken. Hoe jij jezelf presenteert heeft echt invloed op je meeting, trust us!

7. Kijk in de lens

Het lijkt misschien onlogisch; in de lens kijken in plaats van iemand in de ogen kijken. Maar tijdens een online meeting is het wel handig. Daardoor ziet de ander het namelijk alsof je hem/haar wel in de ogen kijkt in plaats van op je scherm. Dit is helemaal essentieel voor online meetings waar oogcontact de meeting kan maken of kraken, zoals sollicitatiegesprekken of een grote sales pitch.

8. Onderbreek mensen niet

Face-to-face kunnen onderbrekingen al een uitdaging zijn, maar tijdens online meetings zijn ze misschien wel nog frustrerender. Je kan beter een iets langere stilte laten vallen tussen zinnen zodat je zeker weet dat iemand uitgepraat is, dan dat je constant door elkaar heen praat. Je kan ook de ‘raise hand’ optie in het programma gebruiken (mits die erin zit), zodat iemand doorheeft dat je iets wil zeggen.

9. Stem op elkaar af

Is de ander zichtbaar op beeld? Dan is het wel zo netjes als jij dat ook bent. Volgens etiquette stem je op elkaar af of je videobeeld gebruikt of niet: doet de een het, dan doet de ander dat ook en vice versa. Wil je liever niet op beeld? Spreek dan van tevoren af dat het een audio-only meeting wordt.

10. Kijk niet te veel naar jezelf

Raak je constant afgeleid door je eigen beeld onder in je scherm? Je kan vaak ook je eigen beeld minimaliseren zodat je alleen je gesprekspartner(s) ziet. Minder afleidend voor jou, maar ook voor hen. Zo voorkom je dat je constant naar jezelf (en je haar) zit te kijken terwijl je een gesprek aan het voeren bent.

11. Eet niet tijdens meetings

Als je een meeting hebt met collega’s waarbij je je op je gemak voelt en je met elkaar afspreekt om samen te lunchen, prima. Maar zorg er tijdens je andere meetings voor dat je niet gaat eten tijdens een gesprek. Niet alleen is het wat onbeleefd, het is ook niet handig als je iets wil inbrengen. En zorg ervoor dat als je wél eet, je jezelf op mute zet.

12. Ga er niet vanuit dat je niet zichtbaar bent

Als een gesprek voorbij is, is het belangrijk om goed op te letten dat je echt niet meer hoorbaar of zichtbaar bent voordat je iets zegt waar je spijt van krijgt. Het laatste wat je wil is dat iemand die (misplaatste) opmerking opvangt, toch? Zorg dus dat je alles echt goed afsluit voor je weer iets zegt, just to be sure.

Bron: Realsimple.com